Gli archivi pubblici in Francia sono tutti gli archivi prodotti, ricevuti o elaborati da qualsiasi persona, fisica o giuridica, che esercita una missione di servizio pubblico o qualsiasi servizio o organismo pubblico francese . Sono conservati dalle loro amministrazioni di origine per uso proprio o di cittadini francesi (ad esempio, per giustificare i propri diritti), poi successivamente dai servizi di archivio pubblico che li mettono a disposizione di storici e ricercatori.
Il Codice del Patrimonio dà una definizione di “ archivi ” (art. L. 211-1) e opera una distinzione ricca di conseguenze tra archivi pubblici e archivi privati (art. L. 211-4) stabilendo il principio che tutto ciò che non è parte degli archivi pubblici fa quindi parte degli archivi privati. Gli archivi pubblici francesi rappresentano solo una parte delle raccolte dei servizi archivistici pubblici, che possono ricevere, per acquisto, deposito, donazione o lascito, archivi privati che non sono stati prodotti da un servizio o ente pubblico.
Il Codice del Patrimonio determina anche il termine per la comunicazione di alcune tipologie di documenti che, in deroga alla regola generale, non sono immediatamente consultabili.
Gli archivi pubblici sono conservati secondo la loro origine dagli Archivi Nazionali o dai servizi dipendenti dagli enti locali ( archivi regionali , archivi dipartimentali e archivi comunali ). I Ministeri della Difesa , degli Affari Esteri e dell'Economia , nonché alcuni enti pubblici , provvedono essi stessi alla conservazione e alla comunicazione dei propri archivi.
Gli articoli L211-1 e L-211-4 del Codice del patrimonio modificato dalla legge n. 2016-925 del 7 luglio 2016 sulla libertà di creazione, architettura e patrimonio, in particolare l'articolo 65, definiscono gli archivi pubblici che sono:
L'articolo L 211-2 del Codice del patrimonio distingue due finalità per la costituzione degli archivi pubblici: "La conservazione degli archivi è organizzata nel pubblico interesse sia per le esigenze della gestione sia per la giustificazione dei diritti delle persone fisiche o giuridiche, pubblico o privato, che per la documentazione di ricerca storica. "
Infatti, sono addirittura tre le finalità che si possono distinguere a seconda dell'età degli archivi:
Il diritto di accesso agli archivi pubblici ha il valore costituzionale di assicurare la trasparenza della vita pubblica, a sua volta conseguenza dell'articolo 15 della Dichiarazione dei diritti dell'uomo e del cittadino del 1789, secondo il quale "la società ha il diritto di esigere un conto da qualsiasi pubblico ufficiale della sua amministrazione”. La decisione del Consiglio costituzionale del 15 settembre 2017 afferma che "il diritto di accesso ai documenti archivistici pubblici è garantito da tale disposizione", dandogli così un fondamento costituzionale (e pur riconoscendo che esso può essere soggetto a limitazioni definite dalla legge) .
Riconoscendo queste diverse funzioni, la Francia ha creato una solida rete di servizi archivistici aperti al pubblico, beneficiando di edifici moderni adatti alla conservazione di un patrimonio multiplo, la cui raccolta obbedisce a regole precise.
Gli archivi pubblici hanno diverse possibili origini:
La legge sugli archivi in Francia inizia con la Rivoluzione francese del 1789. Le riforme impongono rapidamente di risolvere lo stato degli archivi reali e dei vecchi governi. L'organizzazione rivoluzionaria crea un quadro giuridico legato in particolare ai nuovi dipartimenti e quindi perpetua la gestione di vecchi e nuovi archivi in questo settore, in particolare dalla creazione di archivi dipartimentali (5 Brumaio anno V /26 ottobre 1796).
Gli archivisti distinguono tre età per gli archivi pubblici , riconosciute dagli archivi in genere:
I documenti passano da uno dei suddetti periodi all'altro, secondo la loro Durata di Uso Amministrativo (DUA), che corrisponde al periodo minimo durante il quale i documenti devono essere conservati nei locali degli stabilimenti o dei reparti produttori, in quanto correnti o intermedi archivio. I DUA, infatti, possono corrispondere a scadenze a volte brevissime (un anno per un atto civile) o andare all'infinito in caso di archivio definitivo.
I servizi di archivio pubblico più numerosi sono quelli incentrati sulla mezza età. La gestione degli archivi intermedi - detta anche prearchiviazione - si occupa della questione dei periodi di conservazione , che spesso è una delle principali preoccupazioni dei servizi che producono i documenti ma deve arbitrare tra due imperativi: i servizi dell'amministrazione francese non vogliono per non perdere una causa per non aver potuto produrre gli atti comprovanti la loro legittimità ma la pressione immobiliare limita lo spazio di conservazione degli atti. Pertanto, l'archivista coinvolto nella gestione degli archivi intermedi svolge un ruolo fondamentale nell'elaborare con i servizi le tabelle di smistamento che fisseranno la durata dell'utilità amministrativa dei documenti e il trattamento che dovrà essere effettuato al termine del processo .questo periodo.
Esiste quindi, nell'amministrazione centrale, una rete di "missioni archivistiche nazionali" presso ministeri o grandi istituzioni, ovvero servizi che avevano il compito di facilitare la raccolta degli archivi che dovevano essere trasferiti agli Archivi Nazionali e "facilitare la decantazione " per poi, a poco a poco, assumere la funzione di gestione degli archivi intermedi dell'amministrazione centrale.
Inoltre, la dematerializzazione dei processi amministrativi apre nuovi campi di intervento per l'archivista incaricato di archivi intermedi che deve - e soprattutto nell'amministrazione centrale - dedicare una parte sempre più importante del suo tempo alla questione degli archivi elettronici .
Infine, poiché la missione di conservazione non è fine a se stessa, sembra che la funzione informativa del servizio archivi intermedi tenda spesso ad avvicinarla a quella dei centri di documentazione: diversi ministeri hanno così fatto la scelta, nel 2007-2008, di per avvicinare il loro servizio di archivi ai loro servizi di documentazione.
I servizi focalizzati sulla gestione e comunicazione degli archivi storici sono i più visibili, perché molto più sviluppati sono i loro rapporti con gli utenti degli archivi.
In Francia esistono tre tipi principali di servizi di archivio storico:
A livello centrale, i modelli operativi differiscono abbastanza nettamente tra:
A livello dipartimentale, la missione di preservare e valorizzare gli archivi storici è fondamentale, tanto più che il pubblico che li consulta è sempre più numeroso, a cominciare da genealogisti, dilettanti e studenti. Tale assistenza alla ricerca include una componente logistica a volte pesante (quindi la gestione della sala di lettura in alcuni importanti servizi rappresenta una preoccupazione permanente, visto il numero di lettori e il personale mobilitato). Tuttavia, se alcuni servizi di archivi dipartimentali sono grandi (come a Parigi, che conta più di 70 agenti), si tratta molto spesso di strutture modeste, che raramente superano i 30 agenti.
Il controllo tecnico e scientifico di Stato sugli archivi pubblici, affidato al Direttore dell'Archivio Dipartimentale, rimane di estrema importanza ed è inquadrato da testi legislativi e regolamentari (disposizioni del Codice generale degli enti locali in materia di Archivi, Libro II del Codice del patrimonio) . Si esercita su:
Il controllo scientifico e tecnico degli archivi si basa su circolari di raccolta, che sono simili nella forma e nella sostanza alle tabelle di smistamento sopra menzionate. Queste circolari non coprono, tutt'altro, l'intera amministrazione francese e devono evolversi in base ai cambiamenti nell'amministrazione.
I servizi di archivi territoriali diversi dagli archivi dipartimentali hanno talvolta funzioni paragonabili alle funzioni di raccolta e valutazione degli archivi dipartimentali, soprattutto quando l'ente locale è grande (quindi per gli archivi di alcuni grandi comuni: Bordeaux, Lione, Marsiglia, Strasburgo, Tolosa... ). Tuttavia, il controllo scientifico e tecnico non è loro delegato.
Tutte queste tipologie di servizi di archivio pubblico hanno in comune lo sviluppo dei sussidi di reperimento e l'applicazione delle regole per la comunicazione dei documenti archivistici pubblici. Si distinguono, tra gli strumenti di ricerca, gli inventari (riassuntivi, analitici e semianalitici), gli elenchi numerici e metodici (semplici, dettagliati e molto dettagliati), i cataloghi (per i documenti raccolti in fondo in particolare unità archivistica).
I quadri di classificazione definiscono a livello nazionale le classificazioni da utilizzare per la classificazione e il rating dei documenti. In secondo luogo, negli ausili alla ricerca vengono utilizzate classificazioni aggiuntive: l'ordine seguito può essere metodico, funzionale, alfabetico, cronologico, numerico, geografico a seconda della natura dei file da elaborare.
Nell'elaborazione degli archivi occorre tenere conto di tre tipologie di unità diverse e complementari:
Si basano sulle seguenti definizioni fondamentali:
Armato così di fronte ai vari gruppi che ogni giorno entrano nel deposito, l'archivista coadiuvato dai suoi collaboratori può affrontare le tre fasi della sua professione tra raccolta e consultazione da parte del pubblico:
Gli archivi non sono quindi e non possono essere classificati per materia e l'organizzazione dei fondi secondo arbitrarie materie o temi di ricerca ha arrecato danni notevoli e durevoli a taluni fondi, in particolare l' Archivio Nazionale e più recentemente i fondi prefettizi , determinando l'imposizione come il più possibile sistematico rispetto dei quadri normativi di classificazione.
La legge sugli archivi del 1979 enuncia come principio che tutti gli archivi pubblici sono tutti destinati ad essere comunicati dopo che sia trascorso un periodo più o meno lungo. Immediato, al riguardo, il termine per la comunicazione al pubblico di diritto consuetudinario degli archivi pubblici.
Tuttavia, termini diversi, da 25 a 120 anni, sono comunque previsti per il segreto di Stato, il segreto delle persone, il segreto delle imprese, il segreto in materia statistica, il segreto delle indagini giudiziarie, le armi di distruzione di massa e alcuni documenti singolari.
È così, ad esempio:
Esiste, tuttavia, una procedura derogatoria per l'accesso ad alcuni di questi archivi, in particolare quelli rientranti nel dominio del segreto di Stato. Il richiedente si rivolge alla Direzione degli archivi francesi, che decide, dopo il parere dell'autorità da cui proviene il documento richiesto e il parere della Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi (CADA), "nella misura in cui l'interesse che grava sulla consultazione di questi documenti non comporti un eccessivo attacco agli interessi che la legge intendeva tutelare”. È in definitiva il ministro della Cultura che decide se concedere o meno l'autorizzazione derogatoria, sapendo che la risposta è più spesso positiva quando l'oggetto è una ricerca accademica sviluppata sotto l'autorità di un centro di ricerca universitario. .
I documenti di interesse per la difesa nazionale, se la loro diffusione o accesso è suscettibile di nuocere alla difesa nazionale o potrebbe portare alla scoperta di un segreto di difesa nazionale, possono essere oggetto di misure di classificazione , vale a dire una tutela aggiuntiva rispetto a i termini di comunicazione. È oggi definito nel codice penale (artt. 413-9-413-12) e nel codice difensivo (art. L. 2311-1) e non, come tutto ciò che concerne gli archivi, nel codice dei beni .
Un documento classificato, collocato o meno in un servizio di archivi pubblici, è comunicabile di diritto allo scadere dei termini previsti dal codice dei beni. In materia di difesa nazionale, il termine è generalmente di cinquanta anni dalla data dell'ultimo atto o atto inserito nel fascicolo (articolo L. 213-2, 3° del codice dei beni), anche se sono previsti termini più lunghi per da questo articolo in alcuni casi. Ciò significa che allo scadere di questi termini, un documento classificato non ha bisogno di essere formalmente declassificato per essere comunicato a qualsiasi cittadino che ne faccia richiesta.
Per quasi dieci anni, un'Istruzione interministeriale generale 1300, denominata “IGI 1300”, sulla “tutela dei segreti di difesa nazionale” del 2011, riformata nel 2020, richiedeva tuttavia una formale declassificazione dei documenti classificati che si erano resi disponibili a pieno titolo all'interno il significato del Codice del Patrimonio, che guida l'Archivio Nazionale, dal 2013, e il Dipartimento della Difesa Storica, dal 2020, per impedire agli storici di accedere ai documenti in questione.
Con la sentenza Association des archivistes français et al., del 2 luglio 2021, il Consiglio di Stato ha dichiarato illegittima tale prescrizione e ha annullato l'articolo 7.6.1 dell'IGI 1300, smentendo le interpretazioni del nesso tra codice penale e codice del patrimonio sostenute dal segretariato generale della difesa e della sicurezza nazionale, il ministero delle forze armate e il servizio interministeriale degli archivi di Francia del ministero della cultura. Nelle sue conclusioni, il relatore pubblico, Alexandre Lallet, ha stimato che la necessità di questa declassificazione esisteva "solo nella mente del Segretariato generale per la difesa e la sicurezza nazionale", che era stata "inventata per esigenze della causa" proprio momento in cui si stavano aprendo gli archivi della guerra d'Algeria, e che aveva “uno sgradevole retrogusto di sotterfugio”. Ha anche deplorato il costo dell'applicazione di queste misure di declassificazione non necessarie.
L'obbligo di declassificare i documenti che diventano automaticamente comunicabili allo scadere dei termini previsti dal Codice dei beni non trova quindi più applicazione da parte dell'Archivio Nazionale e del Servizio Difesa Storica dal 2 luglio 2021.
Gli archivi di origine privata affidati in piena proprietà (per lascito, donazione o donazione) o come semplice deposito possono essere oggetto presso il cedente o il depositante di un protocollo, il quale può in particolare richiedere che la loro consultazione sia sottoposta alla preventiva autorizzazione del lui.
Le esigenze della documentazione della ricerca storica, una delle finalità degli archivi pubblici, spiega l'intervento dello Stato sui fondi privati al fine di preservare i documenti di provenienza privata integrandoli in una raccolta di archivi pubblici.
I criteri principali per questa raccolta sono:
Questi archivi di origine privata possono essere personali e familiari, associativi e sindacali, economici, religiosi, ecc.
Gli archivi privati possono entrare a far parte di una collezione pubblica per acquisto, donazione, donazione o lascito. Fanno quindi parte del demanio pubblico dello Stato o degli enti locali e beneficiano de facto del regime applicabile ai beni mobili di demanio pubblico (imprescrittibili e inalienabili).
Gli archivi privati sono oggetto di 16 articoli del titolo III della legge 3 gennaio 1979 (ora sezione 2 del capitolo 2 del titolo 1 del libro II del codice dei beni).