Un programma di conservazione ( ordinamento delle tabelle o programma di conservazione o raccolta di regole di conservazione ) è uno strumento di archiviazione per la gestione del ciclo di vita delle informazioni , ovvero per quanto tempo conservare i record o i dati e perché. Questa è la funzione centrale della valutazione degli strumenti in archivio .
Il "calendario di conservazione" viene utilizzato in Canada e nella Svizzera romanda, mentre il "tavolo di smistamento" viene utilizzato in altri paesi francofoni. Troviamo anche i termini "tabella di gestione" (implicito "archivi") utilizzati principalmente dall'amministrazione degli archivi della Francia , "tabella di archivio", "raccolta dei periodi di conservazione", "tabella di conservazione", "carta di archiviazione", "eliminazione tabella "," tabella eliminabile "e" piano di archiviazione ".
L' Associazione Internazionale degli Archivi Francofoni , sul suo Portale, propone che tutti questi termini siano sostituiti in futuro da "programma di conservazione".
Il programma di conservazione è essenziale per mantenere una sana gestione dei documenti all'interno di un'organizzazione. Per essere efficace, deve essere integrato in tutte le attività amministrative di un'organizzazione.
L'integrazione di un programma di conservazione in un'organizzazione presenta diversi vantaggi: un aumento della gestione dei documenti, un processo decisionale rapido ed efficiente durante l'eliminazione dei documenti, risparmio di tempo, spazio e costi, quindi il rispetto delle leggi legali.
Il programma di conservazione viene utilizzato per trasmettere le regole di conservazione. Una regola di conservazione è uno standard che concede un periodo di utilizzo a un documento in base al suo ciclo di vita .
Queste regole di conservazione generalmente includono il tipo di documento o file, il suo periodo di utilizzo ( utilità amministrativa o legale), i suoi supporti o infrastrutture di archiviazione (ad esempio carta , disco magnetico , microfilm , sistema di gestione). Documenti elettronici , applicazione aziendale , ecc.), la sua destinazione o elaborazione finale (archiviazione storica, distruzione, selezione, campionamento), eventualmente anche il suo responsabile.