L' archivio è una raccolta di carte conservate al fine di provare i diritti o testimoniare determinate attività. Per metonimia , designano anche il luogo in cui sono conservati questi documenti (edificio o magazzino, o l'istituzione responsabile della loro conservazione o gestione).
Gli archivi, oltre ad essere un mezzo per provare e garantire i diritti, possono essere fonti per lo storico o per chiunque voglia conoscere il passato. Al fine di promuovere la ricerca storica e la trasparenza delle attività, gli Stati hanno progressivamente organizzato servizi di archiviazione aperti al pubblico e reso obbligatorio per le loro amministrazioni il trasferimento a tali servizi dei documenti da essi prodotti una volta scaduto il loro termine .
Gli archivi sono gestiti e organizzati dagli archivisti .
L' archivio è la scienza che governa i principi e le tecniche relative alla gestione degli archivi. È una delle discipline che partecipano alle scienze dell'informazione .
La parola "archivio" deriva dal basso latino Archivum , che significa "archivio locale, la raccolta degli atti" che a sua volta deriva dal latino classico archīum "luogo in cui si tengono i registri" ( II ° secolo) e greco antico ἀρχεῖον archeíon che significa "amministrativo edificio, magistratura "in relazione agli arconti (autorità, governo). Gli archivi non sono quindi, etimologicamente, "cose molto antiche" come spiegato nel Trésor de la langue française .
Come in latino, la forma "archivio" in francese antico è un singolare maschile (primo certificato nel 1282 nel Regno di Napoli guidato da Angiò), forme che si trovano alla fine del XIV ° secolo e il XV ° secolo le altre lingue romanze [ archivo , in lingua italiana (att. 1357), Arxiu in catalano (att. 1399), archieu in provenzale antico (att. 1411), Archivo in castigliano (att. 1450), Archivio in italiano (finale form att. 1483)] e in tedesco ( das Archiv è un singolare neutro).
I primi certificati in francese come "archivi" in data plurale femminile dal XV ° secolo come "collezione di monete", poi come "luogo in cui si tengono gli archivi".
Nel linguaggio di tutti i giorni, "archivi" significa vecchi documenti o scartoffie più o meno inutili, o tesori dimenticati.
Nel linguaggio del web , "archivi" si riferisce a vecchie pagine che sono necessariamente più aggiornate.
Nell'attuale scienza archivistica francofona, il termine "archivi" ha tre significati:
In inglese, diverse culture distinguono le parole " records ", che designa qualsiasi tipo di documento, " archives " o " materiale d'archivio ", che si riferisce solo a documenti conservati per scopi storici da servizi specializzati. Nel contesto della “ gestione dei record ” , la parola “ records ” ha invece una connotazione giuridica che si applica solo ai documenti che sono stati validati o registrati e hanno quindi acquisito valore probatorio. Ma questa connotazione è impossibile da trasmettere in francese in modo semplice. Questo spiega perché non c'è consenso nel mondo francofono sulla traduzione dell'espressione " gestione dei record " e che le versioni francesi dei vari standard internazionali che la utilizzano traducono " Records " per record, documenti, documenti d'archivio, documenti vincolanti , documenti di attività o informazioni documentate.
La parola "archivi" è usata raramente al singolare, almeno dai professionisti archivistici. Per un documento d'archivio si parla di articolo , parte o documento originale .
Usato al singolare "archivio" si riferisce sempre più al sistema in cui vengono gestiti gli archivi.
Di buona documentazione, vale a dire archivi accessibili e consultazioni disordinate conservate, devono essere dotate di strumenti di ricerca che descrivono il contenuto (directory o inventario ).
Gli archivi sono attestati poiché esistono documenti scritti.
La legge sugli archivi varia da paese a paese e da un periodo all'altro. Consiste :
In termini legali, esistono due categorie di archivi: archivi pubblici e archivi privati.
Gli archivi pubblici sono archivi prodotti da autorità pubbliche e da enti incaricati di incarichi di pubblico servizio (enti pubblici, enti consolari, enti di diritto privato incaricati di incarico di pubblico servizio, funzionari ministeriali). Il regime di comunicazione degli archivi pubblici, ovvero il periodo a partire dal quale possono essere consultati, è fissato dalla legge.
Gli archivi pubblici possono essere internazionali, nazionali , regionali (dipartimentali, provinciali, cantonali, ecc.) O locali ( comunali , municipali, borghesi, parrocchiali, ecc.).
In FranciaIn Francia sono conservati presso l' Archivio Nazionale , l' Archivio Diplomatico , il Servizio Storico della Difesa e il Centro per gli Archivi Economici e Finanziari dello Stato, e l' Archivio Regionale , Dipartimentale e Comunale per le autorità locali. Gli archivi pubblici in Francia sarebbero " imprescrittibili ", vale a dire che la persona pubblica che li possiede non può essere espropriata anche se negligente.
In SvizzeraIn Svizzera , gli archivi nazionali sono principalmente di competenza dell'Archivio federale , fondato nel 1798. Dipendono dalla legge federale sugli archivi.
Tuttavia, la maggior parte degli archivi pubblici svizzeri sono di competenza dei vari archivi cantonali e sono gestiti dalle diverse leggi cantonali in vigore, in particolare per gli archivi comunali .
A causa del numero di organizzazioni del sistema delle Nazioni Unite con sede a Ginevra , la Svizzera ospita anche diversi archivi internazionali.
In CanadaIl Canada è uno dei primi paesi ad aver unito le sue istituzioni di archivio, biblioteca del patrimonio e biblioteche pubbliche. Quindi, a livello nazionale, la Library and Archives of Canada (LAC) o la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a livello regionale.
Negli USANegli Stati Uniti , i registri pubblici o i registri pubblici sono solo documenti provenienti da dipartimenti statali, di contea e federali o federali.
UKNel Regno Unito , archivi pubblici o registri pubblici sono anche archivi provenienti dai servizi dello Stato, ogni entità amministrativa conserva i propri documenti d'archivio pubblici, nonché le dipendenze della corona britannica . Gli archivi governativi sono conservati presso l' Ufficio del registro pubblico ( Archivi nazionali ).
Gli archivi privati possono provenire da persone fisiche, famiglie, associazioni o aziende.
Nel diritto francese, gli archivi privati sono tutti archivi che non hanno il carattere giuridico di archivi pubblici; Vi possono essere allegati documenti di famiglia e documenti personali, società, associazioni, archivi politici, archivi di avvocati o anche archivi religiosi. Possono essere ceduti, lasciati in eredità o affidati in deposito ad archivi pubblici o privati e la loro comunicazione può quindi obbedire a specifiche regole fissate dal loro titolare. La conseguenza naturale di questo principio è che gli archivi privati non sono imprescrittibili, che possono essere oggetto di una transazione. In Francia, alcuni archivi privati possono essere classificati come "archivi storici". Restano di proprietà del loro originario titolare, ma la pubblica amministrazione degli archivi deve essere informata di tutto ciò che potrebbe pregiudicarne l'integrità (alienazione, restauro, ecc.).
La distinzione tra archivi privati e archivi pubblici è talvolta difficile da stabilire. Le carte di un politico , ad esempio, possono comprendere documenti relativi alle sue funzioni ufficiali, che sono quindi archivi pubblici, e documenti derivanti dalla sua attività di parlamentare e funzionario di partito, che sono archivi privati.
Archivi aziendaliLe aziende, come tutte le altre organizzazioni del settore privato, hanno diversi motivi o obblighi per conservare i registri:
Una parte importante delle fonti della storia dell'economia si trova quindi in questi servizi, il più noto dei quali in Francia è l' Archivio nazionale del mondo del lavoro . In Belgio , diverse associazioni collaborano con archivi pubblici per la salvaguardia degli archivi aziendali, tra cui l' Associazione per la valorizzazione degli archivi aziendali, che offre una serie di importanti inventari online. In Svizzera , l' Associazione degli archivisti svizzeri (AAS) e gli Archivi economici svizzeri di Basilea (SWA) hanno formato un gruppo di lavoro congiunto per mettere online le risorse esistenti negli archivi aziendali (progetto arCHeco ).
Gli archivi sono generalmente puramente utilitaristici e conservati solo finché sono archivi correnti o intermedi, prima della loro distruzione dopo la scadenza della loro utilità amministrativa o legale. La loro gestione è affidata a servizi di logistica interna, eventualmente rafforzata da subappaltatori esterni, dove viene confusa con attività di documentazione . Nel migliore dei casi, questa gestione è razionalizzata da procedure di gestione dei record che regolano la produzione dei documenti sin dall'inizio, evitano duplicazioni e distruzioni sconsiderate e garantiscono la tracciabilità dei documenti per tutta la loro vita.
Archivi di fondazioni o associazioni Archivi ecclesiasticiLo sviluppo della gestione informatizzata dei dati e degli scambi all'interno delle aziende sta sconvolgendo le tradizionali distinzioni e le pratiche di archiviazione che ne derivano. Essendo documenti prodotti internamente, gli archivi sono facilmente distinguibili dalle risorse esterne che costituiscono la documentazione . Tuttavia, elementi della documentazione possono essere opportunamente allegati agli archivi stessi per un migliore utilizzo in seguito. La tecnologia dell'informazione può confondere questa distinzione, anche se i sistemi informativi ne consentono l'ottimizzazione.
Con i supporti materiali lo spazio era la motivazione principale per l'archiviazione: non si poteva "spingere i muri". Questo fattore non è così determinante con i media digitali: un basso investimento permette di posticipare costantemente la classificazione dei documenti obsoleti, restando generalmente sempre possibile la loro consultazione senza alcuna reale perdita di efficienza. Se si aggiungono i rischi di distruzione e anche di obsolescenza dei supporti, sono sorti seri interrogativi sulla conservazione della memoria delle attività contemporanee e future.
Sono legati in particolare al dovere di ricordare , al diritto di ricordare e quindi alla qualità dell'interpretazione di archivi più o meno affidabili e completi e al modo in cui i media possono utilizzarli. Gli archivi più sensibili, o che coinvolgono determinati funzionari, o che potrebbero far luce sul comportamento dei loro avversari sono stati distrutti (in Polonia, alcuni autori di distruzione di archivi stanno ora spiegando cosa hanno distrutto).
Durante le principali transizioni democratiche (fine delle dittature ), l'accesso agli archivi e la loro apertura sono fonti di importanti questioni politiche e di potere. Organizzazioni come Swisspeace - Swiss Foundation for Peace, fanno dell'affrontare il passato una delle loro missioni supportando i regimi durante le transizioni democratiche al fine di promuovere la pace.
Secondo Sonia Combe (che ha studiato gli archivi disponibili e aperti della Stasi , dell'FBI , della Gestapo o dell'intelligence francese), mentre in Polonia, dopo la caduta del regime del generale Jaruzelski , l'apertura degli archivi è stata ritardata, indiscrezioni e in parte false liste di funzionari circolarono rapidamente, alimentando fantasie. In questo Paese è stato creato un importante servizio di archiviazione (con quasi tanti archivisti quanti in Germania), ma gli archivi erano aperti solo parzialmente, e non a tutti (in Polonia, per avere accesso agli archivi, bisognava essere dichiarati "vittima del comunismo" per avere accesso alla propria cartella).
Nella DDR , sotto la pressione dell'opinione pubblica, e con l'accordo di Helmut Kohl , l'apertura degli archivi della Stasi, in particolare, fu rapida dopo la caduta del regime. Questo è stato più lento in Argentina , il presidente Cristina Kirchner che ha firmato all'inizio di gennaio 2010 il decreto n . 4-2010, che declassifica tutti gli archivi della dittatura militare (1976-1983) (ad eccezione di quelli riguardanti la guerra delle Falkland e qualsiasi conflitto interstatale) , consentendone l'uso da parte dei magistrati.
Più recentemente, e in un altro contesto, il presidente Barack Obama ha riaperto gli archivi parzialmente chiusi dall'amministrazione Bush prima di lui, mentre l'Ordine Esecutivo 13.526 del29 dicembre 2009 si oppone alla classificazione a tempo indeterminato dei documenti.
Per altri libri sulla gestione degli archivi (e il loro background), vedere i manuali di archiviazione .