Il proofing (pr. In lat. Class. Recolere "esercita di nuovo", quindi "nella sua mente", "riesamina"). È un'operazione di controllo della presenza di documenti e oggetti in una collezione, come un archivio , una biblioteca , una documentazione centro o museo .
Consiste nell'utilizzo di elenchi che formano elenchi cartacei o digitalizzati da cui si cerca se ogni elemento è fisicamente presente. Se vengono rilevate delle assenze, provocano l'aggiornamento dell'inventario dopo un'eventuale ricerca dei documenti corrispondenti.
Non dovrebbe essere confuso:
In Francia, questa operazione è obbligatoria nelle collezioni pubbliche,
La prova del 2014 per ogni museo avrebbe dovuto essere eseguita per il12 giugno 2014, una scadenza difficile da rispettare, anche irrealistica, per molti musei. Alcuni musei, per compensare l'occasionale mancanza di risorse umane, hanno invitato collezionisti volontari per l'inventario delle collezioni, come i Musei di Angers .
Lo scopo di questa operazione è verificare l'integrità delle collezioni di una libreria . Il confronto tra la collezione attualmente presente e la collezione teorica indicata dal registro dell'inventario consente di identificare le opere mancanti o danneggiate, di riclassificare le opere mal classificate e di aggiornare e aggiornare il catalogo .
Il proofing può guidare le acquisizioni in caso di mancanza o cattive condizioni.
La maggior parte dei software utilizzati nelle biblioteche ( Integrated Library Management System, o SIGB ) offre una funzione di proofing che permette di scansionare il codice a barre dei documenti presenti seguendo l'ordine dei reparti. I codici a barre registrati vengono poi confrontati con quelli presenti nel database del software; il modulo proofing permette poi di modificare l'elenco dei documenti presenti, di quelli assenti per prestito ed infine di quelli mancanti durante la chiamata.
La tecnologia RFID permette di alleviare questo compito evitando alcune manipolazioni: un lettore portatile permette di leggere a distanza i chip dei documenti.