Un documento si riferisce a un insieme formato da un mezzo e da un'informazione (il contenuto), quest'ultima registrata in modo persistente. Ha un valore esplicativo, descrittivo o di prova. Un vettore materiale del pensiero umano, svolge un ruolo essenziale nella maggior parte delle società contemporanee, sia per il funzionamento delle loro amministrazioni che per lo sviluppo della loro conoscenza. Testimone del suo tempo per lo storico, testimonianza per il giudice, il documento pone sempre il problema della sua veridicità, ma ancor più di ciò che rivela indipendentemente dalla sua affermazione o dalla sua illustrazione.
Il documento può essere concepito da tre prospettive: come forma, come segno e come mezzo. In altre parole, implica una materialità, un significato e un contesto sociale che ne decide lo status. Secondo un'accezione abbastanza ampia, qualsiasi oggetto informativo, anche privo di segni , corrisponde a un documento: è il caso della selce tagliata per il preistorico, del batterio per il biologo. L'uso del termine, tuttavia, più spesso si riferisce a un oggetto culturale che immagazzina testo, immagini o suoni. Infine, costituisce un mezzo di comunicazione, essendo così un vettore di idee e potere. Il documento digitale stravolge la concezione tradizionale della nozione dissociando il contenitore e il contenuto.
Il documento può essere caratterizzato secondo una tipologia basata sulla natura dell'informazione, il supporto materiale, il metodo di consultazione e la periodicità: a seconda della natura dell'informazione, i documenti possono essere testuali (documenti scritti: testo scientifico, articolo di stampa, testi giuridici, lavori politici, letterari) o non testuali (documenti sonori o iconografici come immagini fisse o animate). Quando la fonte è una combinazione di immagini e suono (e / o scrittura), si parla di documenti audiovisivi o multimediali. A seconda del supporto materiale, che può essere cartaceo ( manoscritto , dattiloscritto , stampato, visivo), fotografico, magnetico (dischetto, audiocassetta, videocassetta), ottico (CD e DVD), digitale (fonte Internet). A seconda delle modalità di consultazione (diretta o indiretta nel caso in cui sia necessario un dispositivo di proiezione o lettura per prendere conoscenza delle informazioni).
Qualsiasi documento è caratterizzato da una strutturazione minima del significante , per differenza con una semplice giustapposizione di indici. Robert Escarpit lo qualifica come un antievento per il fatto che accumula tracce oltre la sua creazione, il cui significato continua nonostante la decontestualizzazione delle informazioni. Tuttavia, è questo stesso documento con cui un evento viene ricostruito o raccontato. Richiede due proprietà cognitive inseparabili: la memorizzazione e l'organizzazione delle idee, prima della creatività e della trasmissione. Il ruolo strutturante del documento si verifica per eccellenza con la scrittura, che autorizza divisioni logiche e rappresentazioni (schemi, piante) proprie di questo mezzo. Tuttavia, un documento audio apporta già un surplus concettuale alla fluidità del suono, catturando musica e parlato , facilitando così la sua analisi. Un approccio soggettivo distingue tra "documento per attribuzione" e "documento per intenzione": il documento è un oggetto di istituzione sociale ma le informazioni che fornisce dipendono dalla volontà dell'osservatore.
Poiché conserva le informazioni, anche se false, il documento costituisce una traccia del passato . Questo è il materiale di base per scrivere la storia . La sua portata può essere valutata solo in relazione agli altri documenti dell'epoca e alla conoscenza di chi lo esamina. Non si limita quindi ai dati che trasporta: convalida o invalida le ipotesi . Le domande dello storico costruiscono la conoscenza dividendo i presunti fatti dal confronto dei documenti.
In una certa misura, il documento fa parte dell'archivio mediante il quale lo storico stabilisce i fatti. Fa parte della sua continuità riportare un evento. Tuttavia, i due concetti non si sovrappongono a causa della loro diversa relazione con il tempo. Molti documenti servono agli affari del presente, veicolano le conoscenze attuali, sono usati come vettori di opinioni mentre l'archivio non svolge più, per definizione, il ruolo per cui è stato progettato.
André Tricot , Gilles Sahut e Julie Lemarié hanno sviluppato un approccio funzionalista al documento che si basa sulla teoria della rilevanza di Sperber e Wilson. Questi ricercatori in psicologia cognitiva e scienze dell'informazione e della comunicazione intendono quindi descrivere le funzioni del documento nelle società umane. Dalle tavolette sumere alle tavolette digitali, il documento svolge una duplice funzione di comunicazione e memoria . Permette di comunicare riducendo i vincoli di tempo e spazio e di assistere la memoria umana. Le cinque funzioni commemorative del documento sono: combattere l'oblio; garantire l'affidabilità di un souvenir; dare riconoscimento a ciò che non si ricorda o / e nominare; anticipare le future esigenze di conoscenza; per formattare la conoscenza in modo che possa essere trasmessa. Le funzioni di comunicazione del documento sollevano inevitabilmente interrogativi sulla sua rilevanza, sulla quantità di informazioni che può fornire, sulla sua credibilità e sulla sua formattazione. Lo schema generale su cui si basa questa teoria del documento è il modello di comunicazione interpersonale di Sperber e Wilson. L'autore di un documento ha quindi un'intenzione informativa e comunicativa che il lettore deve riconoscere per accedere al significato del documento.
Secondo Anne Lehmans e Vincent Liquète, la dimensione comunicativa del documento oggi ha la precedenza sulla sua funzione di supporto stabile: diventa uno spazio in cui si instaura un dialogo costante. Permette la costruzione di una cultura e memoria collettiva all'incrocio di due mondi distinti (il mondo degli uffici e il mondo dei cantieri, il mondo degli studenti e il mondo dei docenti, ecc.) E separati da pratiche differenti. Oppure gerarchia. Lo spazio del documento (digitale e non) viene utilizzato come stabilizzatore della conoscenza e dei discorsi ascoltati e compresi dai vari attori che partecipano al suo sviluppo. Questi ultimi si appropriano di questo spazio con diversi mezzi (annotazioni, disegni, diagrammi, ecc.) Consentendo loro, da un lato, la costruzione di una cultura collettiva localizzata (in un'aula, un ufficio, un'azienda, ecc.) Tra gli attori definiti o che restano da definire e, d'altra parte, un discorso collettivo coerente.
Paul Otlet e Suzanne Briet sono riconosciuti dalla maggior parte degli autori come i primi a studiare la teoria dei documenti. Paul Otlet, autore del Trattato di documentazione , nel 1934 studiò la documentazione relativa alla memoria, alla conservazione e all'elaborazione dei documenti. Definisce il documento come un mezzo di una data dimensione contenente segni rappresentativi di dati intellettuali, come un testo, un oggetto naturale, un'opera d'arte, ecc. I suoi scritti lasciano il posto alle prime pietre miliari di una teoria della documentazione.
Detto questo, Suzanne Briet è considerata la fondatrice del movimento per la documentazione in Francia. Nel suo libro “ Cos'è la documentazione? », Pubblicato nel 1951, Briet ha sviluppato una definizione del documento da una prospettiva funzionale e fenomenologica. Afferma che il documento è una prova fisica o una manifestazione. Sviluppa il concetto di documento primario, che è definito da un oggetto concreto, e quello di documento secondario, che è definito da segni simbolici. Il professionista afferma che è la funzione dell'oggetto che lo trasforma in un documento. Giustifica questa affermazione prendendo l'esempio dell'antilope. Un'antilope che corre nella savana non è un documento alla base. Tuttavia, lo diventa se viene trasformato in oggetto di studio (ad esempio, se una foto dell'antilope è collocata in un museo). Qualsiasi oggetto, quindi, può diventare un documento, alla sola condizione che sia oggetto di studio. Questo pensiero sviluppato da Briet ha permesso grandi progressi nella teoria della documentazione.
La produzione di massa di documenti richiede la creazione di fonti terziarie per facilitarne l'ubicazione e la consultazione. I professionisti della documentazione, ed in particolare i bibliotecari e gli archivisti , hanno progressivamente standardizzato la stesura dei record bibliografici , in modo da rappresentare il documento in maniera univoca e sintetica, nella loro dimensione formale e tematica. Creati da IFLA , ISBD e UNIMARC, ad esempio, sono sforzi di standardizzazione internazionale per unificare il lavoro dei bibliotecari. La descrizione include anche punti di accesso che aiutano a localizzare il documento, generalmente per autore, titolo e soggetto. Una registrazione bibliografica non si occupa della copia di un documento, a differenza di una registrazione di catalogo, specificandone l'ubicazione.
Compilando avvisi, standardizzati o meno, vengono prodotti diversi tipi di prodotti documentari. Il catalogo identifica un fondo documentario e quindi dipende da una collezione. La standardizzazione e l' informatizzazione consentono una tale pratica di catalogazione condivisa come la rete universitaria Sudoc in Francia. La complessità e la pesantezza della catalogazione provocano un dibattito ricorrente sulla loro utilità. La bibliografia elenca vari riferimenti indipendentemente da una raccolta, secondo una logica di ricerca o sistematica nel caso di bibliografie nazionali. L'indice analitico è costituito da registrazioni che riassumono brevemente un documento, relativo ad un campo di conoscenza o ad un argomento trattato. I centri archivistici producono anche strumenti di ricerca (guida, inventario) volti a fornire una visione globale di una collezione o dettagliare le caratteristiche di una serie di documenti.
Il raggruppamento dei documenti per categorie migliora la coerenza e la leggibilità di una raccolta. La classificazione per soggetto organizza le entità da un punto di vista concettuale, a differenza della graduatoria che colloca gli elementi nello spazio. Diversi criteri, da soli o in combinazione, vengono utilizzati per questa categorizzazione: la forma, il pubblico potenziale, il contenuto, il valore dato al documento. Una classificazione tematica, più comune delle altre, colloca un documento in una strutturazione della conoscenza e della cultura, a volte enciclopedica, come nel caso della Classificazione Decimale Universale di Paul Otlet o di quella di Melvil Dewey . Una classificazione non è mai del tutto neutra e riflette le preferenze nella divisione della conoscenza, anche per il modello enciclopedico.
L'indicizzazione indica anche il contenuto di un documento, non sulla base di indici, per differenza con la classificazione, ma con un vocabolario in linguaggio naturale o controllato da un elenco di descrittori predefiniti, relativi a un linguaggio documentario ( thesaurus documentario , classificazione sfaccettata , assemblaggio di titoli di soggetto come Rameau ). Questa operazione gioca un ruolo essenziale nella ricerca delle informazioni perché facilita notevolmente le ricerche per argomento. I linguaggi documentari hanno il vantaggio rispetto alle parole ordinarie di tenere conto delle ambiguità e della polisemia del linguaggio ordinario. L' indicizzazione automatica , utilizzata nei motori di ricerca , differisce dall'analisi umana perché rimuove il focus in senso dall'approccio a favore di una statistica . Tuttavia, lo studio delle relazioni semantiche e il contributo dell'elaborazione automatica del linguaggio tentano di colmare questa lacuna.
Nella perizia scritta si tratta di un documento controverso , soggetto a contestazione , cioè destinato a subire la prova del confronto contraddittorio con un documento comparabile (di analoga provenienza), ritenuto autentico.
Nella perizia scritta si tratta di un documento ritenuto autentico , in quanto ottenuto per ordine dell'Autorità giudiziaria, mediante sequestro giudiziario (ad esempio: l'indagato, accerta sotto l'osservazione visiva degli inquirenti giurati, detto documento, in termini analoghi al cosiddetto documento “domanda”), e quindi inteso a consentire il confronto tra il documento (i) contestato (i) denominato “domanda” e se stesso.
In alcuni casi, può risultare necessario che i tribunali dispongano di più documenti per il confronto, al fine di ottenere una perizia di uno o più documenti "di questione", di aspetto diverso, o sospetti provenienti da fonti. Varie, e / o discutibile.