La gestione dei documenti elettronici ( EDM o inglese DMS per Document Management System o EDM per Electronic Document Management ) si riferisce a un computer di processo per definire, progettare, produrre, organizzare, diffondere e gestire informazioni e documenti cartacei o elettronici all'interno di un'organizzazione . Il termine EDM designa anche il software che consente la gestione di questo contenuto documentario.
L'EDM implementa principalmente sistemi di acquisizione (esempio di utilizzo: digitalizzazione di massa di documenti cartacei), indicizzazione, classificazione , archiviazione delle informazioni , accesso (navigazione e ricerca) e diffusione dei documenti. EDM partecipa così al processo di collaborazione, capitalizzazione e scambio di informazioni. Tiene conto della necessità di gestire i documenti secondo il loro ciclo di vita , dalla creazione all'archiviazione, compresa la revisione, l'approvazione elettronica e la gestione delle diverse versioni.
Le soluzioni e i progetti EDM possono consentire rapidi guadagni in termini di qualità e costi per le organizzazioni, siano esse aziende private o amministrazioni. Ad esempio, il ritorno sull'investimento di un progetto di dematerializzazione delle fatture "standard" è inferiore a un anno.
Un GED dispone di funzioni di classificazione/navigazione e anche di un motore di ricerca che permette di reperire i contenuti gestiti, tramite viste, ricerche strutturate o full text (" full text ").
Ci sono quattro fasi principali nella gestione dei documenti elettronici: acquisizione, elaborazione, archiviazione e diffusione. Per distribuire nuovi documenti va aggiunto un quinto step: il design.
L'acquisizione può essere effettuata da:
I documenti cartacei possono poi essere distrutti (o perché di nessun interesse o perché è certo il valore probatorio delle copie elettroniche) o archiviati . Attenzione, però, per quanto riguarda gli archivi pubblici, la copia elettronica di un documento non ne autorizza necessariamente la distruzione;
Indipendentemente dalle modalità con cui il documento entra nel sistema di gestione, spesso può passare attraverso una catena o un flusso di lavoro di convalida per arrivare a una versione finale approvata dagli utenti interessati. Il workflow legato alla validazione di un documento è configurabile e tiene conto dei diritti di accesso e dei profili degli utenti del sistema; molto spesso influisce sullo stato, sulla versione e sulla visibilità del documento.
L'indicizzazione costituisce la descrizione del documento e del suo contenuto al fine di facilitarne la fruizione. Il rapido recupero dei documenti è subordinato alla creazione dello schema dell'indice. Distinguiamo a questo proposito:
Il problema della conservazione è inevitabile. La mancata considerazione di questo aspetto può portare a situazioni critiche. I problemi sono i seguenti:
La distribuzione dei documenti può avvenire tramite Internet o intranet. Alcuni fornitori di software EDM offrono la visualizzazione thin client che fornisce tutta o parte della funzionalità di visualizzazione e indicizzazione dei documenti in un browser web . Secondo uno studio serdaLAB, il miglioramento dell'accesso alle informazioni e la condivisione delle informazioni sono le principali motivazioni nei progetti di gestione elettronica dei documenti.
Nell'ambito della gestione elettronica dei documenti, l' analisi dei contenuti non strutturati (in inglese Content analytics o Content analysis ) consente di passare dalla gestione alla valutazione dei documenti. L'analisi del contenuto consiste nell'estrarre da questa massa di informazioni una forma comprensibile e intelligibile di informazioni. L'analisi sintattica , semantica e morfologica dei contenuti e la riconciliazione sono poi possibili tenendo conto dell'individuazione delle eccezioni. Il risultato di questo lavoro non sarebbe udibile senza l'implementazione di sistemi di rappresentazione che permettano una navigazione progressiva e multidimensionale nella conoscenza estratta. Le soluzioni di analisi dei contenuti digitali offrono questa valutazione. La trasformazione di documenti in indicatori, indicatori in trend, trend in situazioni, situazioni in decisioni, rappresenta la sfida del mercato della Content Analytics.
EDM è soprattutto l'implementazione di una metodologia di lavoro (collaborativa). Un'organizzazione piccola, media o grande che vedesse l'EDM solo da una prospettiva software rischierebbe un'enorme perdita finanziaria. È l'efficace implementazione di questa metodologia che è la garanzia del successo di una soluzione EDM e non l'“unico” prodotto che funge solo da “supporto” per questo metodo. Per essere correttamente applicata ed efficace, qualsiasi soluzione EDM richiede che dedichiamo un budget di "servizio di supporto e implementazione" in relazione all'investimento software.
Sebbene ancora poco noto alla stragrande maggioranza delle aziende, in particolare PMI e VSE, l'EDM è un vero problema economico. Può migliorare la redditività di circa il 3-5% (del fatturato) . La corsa all'elettroerosione nasce dal costo del componente (lavorazione, produzione, stoccaggio, ricerca, ecc.) chiamato “ carta ” in azienda.
È importante notare che la varietà di "contenitori" o fonti di dati non strutturati o semi-strutturati fa sì che le questioni associate al GAD stiano diventando sempre più complesse. Le aziende devono infatti tenere conto del crescente volume di contenuti o dati provenienti da applicazioni web , sistemi di messaggistica elettronica (istantanea o meno), moduli o cataloghi elettronici, nuove forme di applicazioni collaborative come wiki o blog , o anche applicazioni "rich media" tra cui immagini video e audio.
Il paperless (passaggio del supporto informazioni di carta in un supporto elettronico), è la pietra angolare di un progetto di GED. Viene spesso presentato come un vantaggio dal punto di vista ambientale , perché dovrebbe diminuire il consumo di carta . In realtà le cose non sono così semplici, perché se facciamo il punto sulle risorse naturali consumate ( legno nel caso della carta , metalli nel caso delle apparecchiature elettroniche ) e dei rifiuti prodotti ( carta da un lato), l' elettronica rifiuti dall'altro), e scarti cartacei che continuano ad essere prodotti, non è scontato che i risultati complessivi siano favorevoli in termini di costi dei materiali .
Il mercato francese dell'EDM e della gestione dei contenuti è stato pari a 1,1 miliardi di euro nel 2008, con un incremento dell'8% rispetto al 2007. Nel 2009, gli integratori e le società di servizi IT hanno rappresentato la quota maggiore del mercato. , con l'83%, gli editori di software il 16% del mercato e le società di consulenza rappresentano solo l'1%.
Il mercato continua ad espandersi. Secondo le previsioni di Global Market Insights, dovrebbe crescere di oltre il 15% per raggiungere più di 5 miliardi di euro nel 2024.
Gli inizi dell'EDM possono essere visti già negli anni '40 e '50 .
Vannevar Bush immaginò nel 1945 le basi di una macchina, chiamata Memex , che permetteva di archiviare, collegare e annotare documenti multimediali, prefigurando EDM e collegamenti ipertestuali . Nel 1951 Suzanne Briet gettò le prime basi per l'indicizzazione attraverso la produzione di metadati documentari: scompose il libro in unità più elementari e introdusse la nozione di “documenti secondari” e contenuto “interdocumentario”. Inoltre, ritiene che un documento sia un "oggetto che informa qualunque sia la sua forma materiale".
Il termine GED compare negli anni '80 per designare l'informatizzazione della ricerca di documenti stampati all'interno delle collezioni. Michael Buckland mostra in particolare l'impatto del computer sulla gestione delle biblioteche e sul recupero delle informazioni.
Le prime basi per strumenti di gestione elettronica dei documenti sono apparse alla fine degli anni '80 e negli anni '90.
Nel 1995, il primo software sviluppato per l'EDM si chiamava Taurus . Questo software documentario, nato per esigenze di documentazione tecnica, ha anche la particolarità di essere stato il primo software sviluppato direttamente sotto Windows; in precedenza il software era sviluppato sotto MS-DOS. È stato inventato da Jacques Guérin. Uno dei più grandi progetti messi in atto grazie al software Taurus consisteva nella digitalizzazione , classificazione, conservazione e archiviazione dei 740.000 documenti che compongono i registri di stato civile del municipio di Bordeaux. La fase di dematerializzazione dei registri è durata 6 mesi ed è costata oltre 3,5 milioni di franchi. Ha permesso di salvare i documenti originali e migliorare la ricerca delle informazioni contenute in questi registri.
La mobilità è un asse di sviluppo e differenziazione per gli editori di gestione dei contenuti. Le prime soluzioni di gestione dei contenuti mobili sono apparse nel 2009.
Le soluzioni per la gestione dei contenuti integrano sempre più funzionalità collaborative, come la possibilità di creare comunità e scambiare informazioni e documenti. Lo sviluppo di un consiglio di amministrazione senza carta è un esempio interessante nel mondo degli affari.
Rappresentando ancora una piccola quota del mercato, le soluzioni di gestione dei contenuti open source stanno guadagnando terreno. Gli editori open source hanno tassi di crescita cinque volte superiori a quelli degli editori proprietari.
Ci sono anche nuove tendenze, in particolare nel campo del SaaS (Software as a Service) con l'emergere di soluzioni più specifiche come il software di raccolta documenti.
Esiste un'associazione di professionisti intorno alle professioni di gestione dei contenuti: e-Futura (APROGED è stato messo in liquidazione coatta).
Altre associazioni e federazioni lavorano per la professione: Xplor France, la FNTC , FedISA.