Lo standard NF Z 42-013 pubblicato da AFNOR nel 1999, poi rivisto nel 2001, poi nel 2009 e più recentemente nel 2020, stabilisce una serie di requisiti funzionali, organizzativi e infrastrutturali e raccomandazioni per la progettazione e il funzionamento di un sistema di archiviazione elettronica (EAS). Il testo normativo si rivolge all'organizzazione attorno alle funzioni di archiviazione elettronica, trasferimento, conservazione, accessibilità, comunicazione e gestione delle dismissioni, interoperabilità del SAE, restituzione e reversibilità.
Dal 2009 il titolo della norma è: "Specifiche relative alla progettazione e al funzionamento dei sistemi informatici per garantire la conservazione e l'integrità dei documenti archiviati in tali sistemi".
Nel 2020 il testo normativo cambia in profondità e il titolo diventa: "Archiviazione elettronica".
La norma rivista ha lo scopo di:
I punti chiave della norma sono:
La prima versione dello standard datata da dicembre 1999. Una prima revisione nel 2001 ha limitato l'uso delle raccomandazioni dello standard al disco WORM . Una seconda versione, sviluppata nell'ambito della Commissione di normazione 171 ("Archiviazione - Ciclo di vita dei documenti e sicurezza dei dati"), è stata adottata il4 febbraio 2009dal consiglio di amministrazione dell'AFNOR. Questa versione dello standard corrisponde a un repository di specifiche basato sui requisiti. Vengono dettagliati due livelli di requisiti (minimo e aggiuntivo) che consentono la costituzione di un EAS a seconda della necessità o dei vincoli presenti. Si noti che l'uso di tecniche di archiviazione diverse da WORM è ora inquadrato dalla revisione 2009 dello standard.
Una nuova versione dello standard NF Z42-013 è stata finalizzata in febbraio 2019dal CN171. Questa nuova versione è stata sottoposta a inchiesta pubblica inmarzo 2019 per portare alla pubblicazione del nuovo testo nell'ottobre 2020. Questa nuova revisione porta l'indice NF Z42-013: 2020.
Una certificazione basata su un riferimento basato sullo standard NF Z 42-013 e sullo standard ISO 14641-1 è stato pubblicato su 17 dicembre 2012. È accessibile alle organizzazioni e alle società che desiderano implementare una SAE in conformità con i requisiti dello standard, nonché alle società che offrono servizi di archiviazione elettronica di terze parti a fini di prova. Lo scopo della certificazione può riguardare solo l'archiviazione elettronica o l'archiviazione elettronica e la digitalizzazione fedele. Le SAE certificate secondo lo standard ottengono il marchio NF 461 rilasciato da AFNOR Certification, un organismo di certificazione indipendente accreditato dal Comitato di accreditamento francese (COFRAC) . Le regole di certificazione del marchio sono disponibili gratuitamente sul sito web di NF Mark . L' elenco dei sistemi di archiviazione certificati NF461 per uso interno, non commerciale e commerciale è disponibile sul sito ufficiale del marchio NF.
A seguito della revisione della norma nel 2020, il sistema di riferimento per la certificazione NF 461 è in fase di revisione. Una nuova versione delle regole di certificazione sarà messa online da Afnor Certification nel 2021. Il marchio NF 461 basato sulle nuove regole di certificazione diventerà un prerequisito per ottenere l'approvazione SIAF dal 01/01/2021.
Lo standard NF Z 42-013 nella sua revisione del 2009 è stato tradotto in inglese e ha dato vita allo standard ISO 14641-1 . nel 2018 sono stati modificati il titolo e la numerazione dello standard ISO. La norma porta il numero ISO 14641:2018 e il suo titolo è: " Archiviazione elettronica - Progettazione e funzionamento di un sistema informatico per la conservazione integrata dei documenti elettronici - Specifiche"