Archiviazione

L' archivio è un insieme di azioni volte a garantire l'accessibilità a lungo termine alle informazioni (file, documenti, dati) che si possiede o si desidera conservare per motivi legali, storici o culturali. Comprende allo stesso tempo regole (procedure), competenze e infrastrutture.

Di solito l'archiviazione riguarda i processi amministrativi. A seconda del supporto dell'informazione, verrà specificato se si tratta di archiviazione elettronica , archiviazione audiovisiva , archiviazione web , archiviazione stampa , ecc.

Obiettivi di archiviazione

Questo processo include il monitoraggio del ciclo di vita dei record, valutandoli per determinare quale conservare per quanto tempo e quando smaltirli o inserirli in un sistema adeguato, il loro trasferimento in uno spazio di archiviazione specifico, la loro conservazione (conservazione a lungo termine e sicurezza), la loro descrizione, la loro consultazione (accesso, distribuzione) e la loro valutazione.

L'archiviazione, oltre alla gestione degli archivi stessi, si occupa anche di organizzare la gestione a monte dei documenti archivistici presso i produttori ( Records management ), al fine di controllare l'intero ciclo di vita dei file fino alla loro eliminazione o il loro ingresso in sistema di archiviazione (tramite trasferimento) e di conseguenza la qualità di questi e dei loro metadati dalla loro creazione.

Funzioni di archiviazione

Gestione dei record

Il controllo della produzione delle informazioni, la loro valutazione, l'acquisizione e la raccolta di documenti, attività note con il termine inglese di Records management , consistono in particolare in:

• assistere i produttori di informazioni nella creazione e classificazione dei loro file al fine di garantire che le informazioni siano oneste , autentiche, affidabili e utilizzabili durante tutto il loro ciclo di vita (attività di consulenza e formazione),
• valutare scientificamente i file determinando attraverso regole di conservazione il destino finale dei file (cioè che hanno valore archivistico o meno),
• al termine del periodo di conservazione, organizzare lo smaltimento dei file privi di valore archivistico e trasferire negli archivi storici tutti i file determinati ad avere valore archivistico,
• se l'organizzazione necessita o desidera, acquisire archivi privati ​​(approccio prospettico, accordi di donazione o deposito).

Trattamento

L'elaborazione dell'archivio riguarda lo smistamento, il riconfezionamento e la descrizione dei documenti. È :

• ordinare le unità documentarie (file, documenti, ecc.) rilevate, riconfezionarle in materiale destinato alla conservazione a lungo termine, controllare la convalida dei dati elettronici e la loro migrazione in formati adatti all'archiviazione,
• descrivere le unità documentarie (file, documenti, ecc.) nella ricerca di aiuti (inventari, directory, ecc.) in modo che possiamo trovare facilmente le informazioni di cui abbiamo bisogno,
• possibilmente riprodurre (migrare per documenti elettronici) le informazioni su un supporto / formato durevole;

Preservazione

La conservazione dei documenti riguardanti il ​​lungo termine e la prevenzione delle perdite:

• proteggere preventivamente i file da tutto ciò che potrebbe minacciarne l'integrità, sia che si tratti di deterioramento dovuto a cause naturali (incendio, danni causati dall'acqua, microrganismi, ecc.), atti dolosi o obsolescenza tecnologica (uso di spazi di archiviazione analogici o elettronici appropriati e controllati),
• riparare qualsiasi degrado dei supporti (ripristino, migrazione IT).

Diffusione

La diffusione delle informazioni sugli archivi riguarda il loro accesso e sviluppo, comunicazione e mediazione  :

• controllare l'accesso alle informazioni personali e sensibili (in periodo di protezione),
• rendere fisicamente e intellettualmente possibile la consultazione del contenuto dei documenti (dati e / o supporto) a persone autorizzate,
• pubblicizzare l'esistenza delle informazioni memorizzate fornendo informazioni su di esse e promuovendole (pubblicazioni, riproduzioni, mostre e altri usi secondari).

Amministrazione

L'amministrazione di un servizio di archiviazione consiste in:

• gestire il servizio, in particolare risorse finanziarie, umane, materiali (acquisto di attrezzature per il ricondizionamento) e immobiliari (gestione di locali e magazzini).

Networking e guarda

Gli archivisti sono chiamati a:

• tieniti aggiornato sulle notizie legali, tecniche e organizzative,
• partecipare a gruppi di lavoro,
• seguire corsi di formazione.

Riferimenti

1. (de) "  Catalogo dei formati dei dati d'archivio  " , su kost-ceco.ch (visitato il 19 dicembre 2019 )